Gdzie zorganizować szkolenie?

          Na wstępie należy doprecyzować o jakie szkolenie chodzi. Wychodzę w tym miejscu z założenia, że mówimy o szkoleniu grupowym, co najmniej jednodniowym, mającym konkretny program do zrealizowania i cel do osiągnięcia. Mówimy na przykład o szkoleniach z tak zwanych kompetencji miękkich, czy o treningach biznesowych. Nie mówimy tu natomiast o szkoleniach stanowiskowych, powiedzmy z zakresu obsługi nowoczesnej obrabiarki.

          Aby uczestnicy szkolenia, czy treningu mieli z niego najwięcej korzyści to miejsce jego przeprowadzenia powinno spełniać kilka warunków.

          Po pierwsze szkolenie powinno się odbyć na terenie neutralnym – czyli nie w miejscu pracy.

          Zdecydowanie złym pomysłem jest organizowanie szkolenia na terenie firmy czy instytucji zlecającej takowe. Rozumiem argument kosztów. Tak, na terenie firmy będzie taniej. Ale wynajęcie sali konferencyjnej na jeden dzień dla kilkunastu osób to koszt raptem kilkuset złotych, a czasem przy bliższej współpracy z hotelem, czy pensjonatem koszt taki jest minimalny. Ewentualny, trzymający przyzwoity poziom catering to z grubsza ten sam poziom kosztów, niezależnie od miejsca. Oczywiście można zrealizować posiłki w postaci hamburgera w bibułce za pięć złotych i najtańszej oranżady, ale osobiście traktuję taką myśl jako żart, bo poważnie traktuję dorosłych ludzi, którzy chcą się czegoś nowego nauczyć. Ale poza sprawą kosztów – a zawsze ogranicza nas jakiś budżet - jest jeszcze jedna kwestia, o której nie wolno zapomnieć.  Zaryzykowałbym nawet stwierdzenie, że to kwestia kluczowa, jeśli chodzi o efektywność szkolenia. Otóż szkolenie w sali na terenie firmy zawsze, podkreślam zawsze, ma elementy dekoncentrujące i dezorganizujące takie spotkanie. Zawsze ktoś na przerwie musi wykonać „piny telefon”, albo dwa i spóźni się. Zawsze do kogoś właśnie przyszedł „istotny klient”, lub „kluczowy kontrahent” i musi się z nim spotkać. Zawsze ktoś jest poproszony „tylko na chwilę” aby wyjaśnić coś koledze z działu. To się wydarza nie czasem, nie od czasu do czasu. To się wydarza zawsze. Zatem trudno mówić w takiej sytuacji o utrzymaniu koncentracji grupy, o ciągłości przekazywanej wiedzy u wszystkich, a w końcu o efektywności takiego szkolenia, czy treningu. I wpływa na to miejsca przeprowadzenia szkolenia. Jeśli miałbym pokusić się o próbę porównania efektywności takiego samego szkolenia przeprowadzonego na terenie neutralnym (czyli w wynajętej na ten cel sali poza miejscem pracy) lub w miejscu pracy, to efektywność tych w miejscu pracy będzie na poziomie 50 – 70% tego co można osiągnąć na terenie neutralnym.  Zdarzyła mi się sytuacja, że kierownictwo firmy, na terenie której prowadzałem szkolenie poprosiło o godzinę przerwy bo w magazynach była sytuacja awaryjna i potrzebne były na godzinę „wszystkie ręce w firmie”. Pojawia się po tej dygresji pytanie o funkcję zwierzchników oraz pytanie o sens takiego szkolenia. Jednak o roli kierowników i dyrektorów w szkoleniach pracowników napiszę w innym artykule.

          Po drugie powinno być to miejsce zapewniające komfort pracy – czyli w sali przestronnej, w miarę możliwości klimatyzowanej i jeśli to możliwe odizolowanej.

          W zależności od ilości osób wielkość sali może być oczywiście różna. Sala nie może być ciasna, ale też nie może przytłaczać wielkością. W zależności od rodzaju szkolenia i zaprojektowanych zajęć musi być możliwość aranżacji ustawienia stołów i krzeseł. Klimatyzacja latem a stosowne ogrzewanie zimą jest czynnikiem raczej zrozumiałym, tak jak możliwość przewietrzenia sali. Ciężko jest skoncentrować się na pracy, gdy marzy się tylko o opuszczeniu dusznego pomieszczenia, albo ugrzaniu stóp w misce ciepłej wody.  Kluczowym czynnikiem jest możliwość odizolowania się grupy od świata zewnętrznego. Najlepiej dosłownie. Jeśli sala ma okna na głośną, ruchliwą ulicę i ktoś może sobie do niej zaglądać, jeśli w sali słychać to co dzieje się wyżej, niżej lub na korytarzu, albo jeśli na zewnątrz słychać to co dzieje się w sali, jeśli sali nie da się zamknąć od środka „na klucz” – to nie jest to sala idealna. Grupa potrzebuje koncentracji i ciszy aby efektywnie pracować oraz dyskrecji i poczucia bezpieczeństwa aby się otworzyć. To jest bardzo ważne. Bywały szkolenia, na których u uczestników pojawiały się silne emocje i łzy. Trudno w takiej sytuacji mówić o komforcie, gdy za drzwiami „wszystko słychać” nawet, gdy grupa jest w fazie zgrania i jej członkowie wspierają się.

          Po trzecie powinna być to sala z odpowiednim zapleczem – czyli catering, noclegi, restauracja itd.

          Dla zapewnienia po prostu komfortu pracy na szkoleniach i treningach obok sali szkoleniowej powinna być możliwość zrobienia kawy, herbaty, lub nalania sobie wody mineralnej czy soku i skorzystania z cateringu. Niemniej istotne jest bezpieczne parkowanie samochodów, czy dobra komunikacja między miejscem szkolenia a na przykład dworcem kolejowym. Jeśli szkolenie jest dwu czy trzydniowe to oczywiście istotne jest zakwaterowanie uczestników w przyzwoitych warunkach.

          Na koniec, czyli po czwarte sala szkoleniowa powinna być wyposażona w odpowiedni sprzęt. Ale to jest temat na oddzielny artykuł, albo nawet kilka.

Przemysław Spych